Об электронном документообороте в учете ЦРБ

Вопрос: О формировании первичных учетных документов при ведении бухгалтерского (бюджетного) учета централизованной бухгалтерией.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 14 марта 2019 г. N 02-06-10/16861

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел письмо от 07.02.2019 и сообщает.

В соответствии с положениями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

При этом установление унифицированных форм первичных учетных документов для организаций государственного сектора в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации находится в компетенции Министерства финансов Российской Федерации (пункт 4 Федерального закона N 402-ФЗ).

Федеральным законом N 402-ФЗ, приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" определено, что первичные учетные документы составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью (далее - электронный первичный учетный документ), и (или) на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

При этом в соответствии с пунктом 3 Федерального закона N 402-ФЗ лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

В то же время лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг (соглашение о передаче полномочий) по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета (далее - лица, ответственные за ведение бухгалтерского учета), не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Пунктом 2 статьи 1 Федерального закона N 402-ФЗ определено, что бухгалтерский учет представляет собой формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных указанным Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными данным Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Таким образом, лица, ответственные за ведение бухгалтерского учета, осуществляют систематизацию, обобщение и (или) группировку в регистрах бухгалтерского учета информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Указанные позиции также установлены положениями федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2016 N 256н, Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н.

Учитывая, что передача ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии предполагается в целях оптимизации процесса ведения бухгалтерского учета, повышения оперативности и качества формирования информации о результатах деятельности субъекта учета, взаимодействие между субъектом учета, передающим полномочия, и централизованной бухгалтерией целесообразно осуществлять на основе формирования электронных документов с применением единой информационной системы.

Таким образом, централизация бухгалтерского учета должна, по мнению Департамента, основываться прежде всего на единых информационных технологиях документооборота (электронного документа), унификации процессов, регламентов.

При этом формирование первичных учетных документов в целях оформления фактов хозяйственной жизни с использованием программных технологий по автоматизации ведения бухгалтерского учета является сервисом в целях повышения качества оформления документов и относится к функции субъекта учета, передавшего полномочия по ведению бухгалтерского учета.

В то же время если субъект учета, передавший полномочия по ведению бухгалтерского учета, не создал условия по обеспечению формирования электронных документов, в связи с чем представляет в централизованную бухгалтерию первичные учетные документы, сформированные на бумажном носителе, то в целях обеспечения единообразия применения стандартов учета формирование документов на бумажном носителе (заполнение реквизитов документов, например наименование контрагентов, товаров, мест хранения, реквизитов контрактов (обязательств)) необходимо осуществлять с применением справочников, синхронизированных со справочниками, используемыми централизованной бухгалтерией в автоматизированной системе бухгалтерского учета.

В соответствии с пунктом 8 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Учетная политика, оценочные значения и ошибки", утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.2017 N 274н (далее - СГС "Учетная политика"), в случае если ведение бухгалтерского учета и (или) составление бухгалтерской (финансовой) отчетности переданы в соответствии с законодательством Российской Федерации по договору (соглашению) другому государственному (муниципальному) учреждению (централизованной бухгалтерии), особенности организации ведения бухгалтерского учета и (или) составления бухгалтерской (финансовой) отчетности устанавливаются договором (соглашением) с учетом положений СГС "Учетная политика", иных нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Принимая во внимание изложенные положения законодательства о бухгалтерском учете, ответственность за формирование с применением единых справочников реквизитов первичных учетных документов на бумажном носителе, а также документов, сформированных в электронном формате в единой информационной системе, по мнению Департамента, должна возлагаться на лиц, ответственных за совершение фактов хозяйственной жизни.

Директор Департамента

бюджетной методологии

и финансовой отчетности

в государственном секторе

С.В.РОМАНОВ

14.03.2019