Электронный документооборот в организациях госсектора и централизованной бухгалтерии

Реформа электронного документооборота в 2025 году продолжается: меняется комплектность первичных документов для привычных хозяйственных событий, возникают сложности с формированием новых обязательных документов, повышается трудоемкость работы бухгалтера.

 

В данном семинаре на прикладных примерах хозяйственных операций рассматриваются требования Минфин к ЭДО и все применяемые электронные документы по состоянию на второе полугодие 2025 года. Дополнительно предлагаются практические рекомендации и образцы по актуализации учетной политики учреждения, в том числе графика документооборота и Положения об инвентаризации.

 

Семинар разделен на тематические блоки:

• Регламент и организационно-технические вопросы внедрения электронного документооборота в организациях госсектора.

• Единый порядок оформления первичными документами хозяйственных событий и бухгалтерских операций. Новые требования к контролю первичных документов в связи с изменениями СГС «Учетная политика».
• Организационные и технические условия для внедрения ЭДО. Допустимые варианты формирования и хранения документов. Электронный архив. Электронный терминал. Личный кабинет ЭДО.
• Перечень электронных первичных документов и регистров. Сопоставление нового и старого комплекта документов для типовых операций начисления дохода, поступления и выбытия НФА. Первичные документы формирующие и не формирующие проводки.
• Сложные вопросы комплектности документов для типовых хозяйственных событий. Возможности упрощения документооборота.
• Обновления правил учета и документооборота (вступившие в силу и запланированные). Изменения требований к ЭДО в 2025 году (изменение в Приказе № 61н и новые системные разъяснения Минфина). Ожидаемые изменения ЭДО в 2026 году.

• Применение электронного документооборота и бухгалтерский учет в учреждении.

• Специфика реализации ЭДО при централизации учета. Распределение ответственности и нагрузки между ЦБ и субъектом деятельности.
• Внутренние документы учреждения для ЭДО. Новые требования к графику документооборота и учетной политике в 2025 году.
• Первичные электронные документы для начисления дохода. Особенности применения ЭДО для начисления дохода по ПДД.
• Первичные электронные документы для операций с нефинансовыми активами. Изменение процедур поступления и выбытия активов.
• Первичные электронные документы для операций с финансовыми активами. Правила работы с сомнительной дебиторской задолженностью.
• Инвентаризация. Вступившие в силу обновления правил и дополнительные электронные документы с 2025 года.

• Учетная политика организаций госсектора в 2025 году с учетом ЭДО.

• Обновление учетной политики учреждения для корректного применения ЭДО. График документооборота. Инвентаризация.
• Учетная политика ЦБ с ЭДО. Критерии качества первичных документов и способы повышения эффективности работы ЦБ.

• Электронный документооборот при централизации учета.

• Функции, ответственность и схемы работы (обслуживаемого учреждения и централизованной бухгалтерии).
• Электронный документооборот в деятельности централизованной бухгалтерии. Особенности ЭДО для централизованной бухгалтерии.
• Прикладные вопросы взаимодействия обслуживаемого учреждения и централизованной бухгалтерии.

 

Семинар будет полезен главным бухгалтерам и бухгалтерам учреждений всех типов, а также бухгалтерам централизованной бухгалтерии.

Регламент мероприятия (детализированный план семинара).

 

1. Реформа и регламентированные требования электронного документооборота в организациях госсектора.
   
   
   • Первичные документы и регистры – регламентированный порядок в 2025 году.

• Этапы реализуемой реформы ЭДО и обязательные требования к применению ЭДО для оформления событий хозяйственной деятельности.
• Единый порядок оформления первичными документами событий ФХД и бухгалтерских операций. Ответственность за неприменение ЭДО.
• Требования к качеству первичных документов и внутренний контроль в учреждении. Новые требования СГС с 2025 года. Учетная политика.
• Внедрение ЭДО. Организационно-технические вопросы и их решение. Формирование и хранение документов. Допустимые варианты формирования и хранения документов. Электронный архив. Электронный терминал. Личный кабинет ЭДО. Распределение нагрузки ЭДО на ответственных исполнителей в учреждении. Прикладные ситуации и сложности при внедрении ЭДО. Рекомендации эксперта.
• Изменения требований к ЭДО в 2025 году (изменение в Приказе №61 и новые системные разъяснения Минфин).

 

Обзор функциональных и содержательных отличий первичных документов и регистров в новой комплектации (с ЭДО).

• Перечень электронных первичных документов и регистров. Влияние новых унифицированных документов на документооборот
• Сопоставление нового и старого комплекта документов для типовых операций начисления дохода, поступления и выбытия НФА. Первичные документы формирующие и не формирующие проводки. Ответственность за отсутствие первичных документов в течение срока хранения.
• Сложные вопросы комплектности документов для типовых хозяйственных событий. Документооборот, сопровождающий поступление НФА по обменным операциям. Документооборот начисления доходов. Управление задолженностью. Возможности упрощения документооборота.
• Полный, частичный и упрощенный ЭДО. Возможности выбора субъектом учета применяемых форм документов. Ответственность учреждения.
• Особенности требований Приказов №52н и №61н. Позиция Минфин и проверяющих по применению ЭДО и электронной подписи.
• Особенности применения ЭДО в организациях госсектора, передавших полномочия по ведению учета в централизованную бухгалтерию.
• Прикладные особенности организации электронного документооборота. Практические решения для ЭДО. Составление и хранение электронных первичных документов. ЭЦП и простая подпись. Сложные модели внедрения ЭДО (распределение ролей и ответственности и т.п.).

 

Новый этап внедрения электронного документооборота в бухгалтерии в 2025 году.

• Эталонные бизнес-процессы и обновленные маршруты согласования документов. Необходимость проверки действующего графика документооборота для обеспечения сотрудников необходимыми подписями (в т.ч. для МОЛ). Образцы и рекомендации эксперта.
• Усиление нагрузки контрольной деятельности субъекта учета. Порядок организации внутреннего контроля в учреждении. Специфика контролья качества первичных документов для централизованной бухгалтерии. Исполнение требований СГС «Внутренний контроль». СМАРТ-контроль.
• Централизация в госсекторе. Расширение масштабов централизации учета. Расширение полномочий централизованной бухгалтерии (учет, планирование, контроль, закупочная деятельность). Понятие «центр компетенций» и рабочие модели реализации на практике. Возможности использования центра компетенций для повышения оперативности в управлении учреждениями (модель «финорган и центр компетенций»).
• Запланированные Минфин на 2025-2027 годы обновления правил документооборота. Эталонные бизнес-процессы для документооборота. Проекты изменений в действующие Приказы Минфин и Федеральные стандарты. Ожидаемые изменения в 2025 году и в 2025-2027 годы.

 

2. Применение ЭДО и бухгалтерский учет в учреждении по различным хозяйственным событиям.
   
   
   • Поступление и движение НФА. Применение электронного документооборота и бухгалтерский учет в учреждении.

• Комплекты и маршруты движения документов для поступления нефинансовых активов (обменные и необменные операции).
• Отличия и особенности обменного и необменного поступления НФА. Случаи обязательной оценки стоимости НФА по ф. 0510442.
• Хозяйственные ситуации, требующие применения Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) при наличии иных документов поставки.
• Порядок применения Акта приемки в ЕИС или Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452). Особенности приемки в ЕИС.
• Необменные операции поступления и ЭДО.
• Порядок применения Акта приема-передачи НФА (ф. 0510448). Допустимые случаи несоответствия информации о классификации объекта передачи (по критерию особо ценное имущество и иным). Применение Извещения (ф. 0504805) и иных документов при передаче.
• Отличия в порядке учета и документообороте для передач внутри госсектора и извне госсектора. Отражения пожертвований имущества.
• Особые случаи поступление объектов по необменной схеме. Оформление в учете излишком при инвентаризации по ЭДО. Оформление активов, поступивших по результатам капитального ремонта или утилизации НФА. Оценка справедливой стоимости с применением ф. 0510442.
• Особенности передачи капитальных вложений. Реклассификация капитальных вложений при получении (ограничения и возможности).
• Обменные операции поступления и ЭДО.
• Усложнение оформления поступления нефинансовых активов по обменным операциям. Три хозяйственных события в составе поступления: отгрузка, приемка, признание в учете. Сложность применения на практике раздельного отражения в учете отгрузки и приемки ТМЦ.
• Отгрузка. Формирование капитальных вложений по первичным документам исполнения поставщиком условий контракта (товарная накладная, акт выполненных работ, акт приемки законченного строительства объекта и иные документы подтверждающие поставку товаров). Документы-основания для формирования капитальных вложений. Случаи обязательного формирования карточки капвложений (ф. 0509211). Порядок и случаи формирования в бухгалтерском учете резерва отложенных обязательств по потребленным товарам, работам и услугам. Порядок применения Карточки учета капитальных вложений (ф. 0509211). Карточка капвложений при формировании резерва отложенных обязательств. Карточка капвложений при модернизации НФА. Случаи автоматического формирования карточки капвложений.
• Приемка. Порядок применения Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452). Возможность отражения материальных запасов в учете учреждения до завершения приемки на основании документов отгрузки (при условии формирования резерва отложенных обязательств). Особенности формирования акта приемки для различных вариантов обменного поступления. Комиссионная и единоличная приемка.
• Признание НФА в учете. Порядок применения Решения о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441). Особенности формирования ф. 0510441. Типовые схемы признания НФА в учете с применением ф. 0510441. Сложные случаи применения ф. 0510441 (модернизация, создание НФА собственными силами). Использование Требования-накладной (ф. 0510451) или Приходного ордера для ввода в эксплуатацию.

 

• Движение НФА в учреждении. Применение электронного документооборота и бухгалтерский учет в учреждении.
• Комплекты документов для различных случаев внутреннего перемещения нефинансовых активов. Отличие движения от выбытия в ЭДО.
• Внутреннее перемещение нефинансовых активов. Накладная на внутреннее перемещение объектов НФА (ф. 0510450). Акт приема-передачи объектов в личное пользование (ф. 0510434). Акт о консервации (расконсервации) (ф. 0510433), Требование-накладная (ф. 0510451).
• Особенности внутреннего перемещения объектов НФА для целей ремонта. Применение накладной на отпуск МЦ на сторону (ф. 0510458).
• Регистры учета имущества в личном пользовании. Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097).
• Информация об объектах аренды. Карточка учета права пользования нефинансовым активом (ф. 0509214).
  
  
  • Выбытие НФА. Применение электронного документооборота и бухгалтерский учет в учреждении.

 

• Порядок выбытия нефинансовых активов в организациях госсектора. Критерии и условия выбытия НФА. Требования СГС для выбытия НФА.
• Порядок документального оформления для выбытия нефинансовых активов. Потеря признаков актива по причинам поломки или морального износа (различия в оформлении). Документы оформления выявленных дефектов(поломки). Обязательная инвентаризация при выбытии НФА.
• Особенности списания различных НФА: ОС, МЗ, НМА и иных объектов. Списание капвложений. Возможности упрощенного списания МЗ.
• Отличия и особенности разных сценариев выбытия нефинансовых активов (списание, передача и отчуждение).
• Документы для подтверждения выполнения критериев выбытия НФА. Внутренняя и внешняя экспертиза для выявленного дефекта.
• Документы-основания для списания НФА. Инвентаризационная опись (ф. 0510466). Порядок подтверждения статуса объекта для списания НФА («Не соответствует требованиям эксплуатации», «Сломан, не эксплуатируется», «Моральный износ», «Физический износ»). Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).
• Документы прекращения признания НФА. Решение о прекращении признания активами объектов НФА (ф. 0510440).
• Акты о списании НФА. Особенности составления актов списания для различных НФА. Акт о списании объектов НФА (кроме транспортных средств) (ф. 0510454). Акт о списании транспортного средства (ф. 0510456). Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460). Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461). Упрощенный порядок списания материальных запасов.
• Утилизация НФА. Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435). Особенности утилизации различных активов. Вывоз и утилизация твердых коммунальных отходов (ТКО). Случаи, где возможно не оформлять акт об утилизации по ф. 0510435.
• Особенности и сложные вопросы выбытия отдельных категорий НФА.
• Особенности списания ОЦДИ. Допустимые схемы выбытия ОЦДИ (по согласованию комплекта документов выбытия либо после снятия объекта с балансового учета на основании Решения о прекращении признании с последующим согласованием Акта списания НФА. Прикладные особенности списания ОЦДИ и сверки расчетов с учредителем. Правомочность учреждения снимать объекты с балансового учета без согласования с учредителем (без утилизации). Рекомендации эксперта по прикладным особенностям списания ОЦДИ.
• Особенности списания отдельных категорий МЗ. Списание МЗ для потребностей учреждения (допустимые варианты упрощенного списания на основании Требования-накладной (ф. 0510451). Списание МЗ (запчастей) для ремонта ОС. Списание МЗ для производства ОС.
• Сложные вопросы отражения в учете и выбытия прав пользования объектами интеллектуальной деятельности.
  
  
  • Электронный документооборот для операций с финансовыми активами.


• Новые требования к оформлению начисления доходов по внебюджетной деятельности с ЭДО.
• Документы-основания для начисления доходов и их применение. Извещение о начислении доходов (ф. 0510432). Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431). Обязательный характер использования новых документов для начисления доходов по ПДД.
• Выбор первичного документа для начисления доходов. Применение Извещения для будущих доходов (401.40) и Ведомости для текущих доходов (401.10). Особенности ЭДО при начислении доходов по платным услугам, аренде и иным доходам.
• Порядок формирования Извещение о начислении доходов (ф. 0510432) и Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431).
• Извещение о трансферте, передаваемом с условием. Применение извещения о трансферте получателем и отправителем субсидии.
• Первичные документы управления задолженностью. Порядок признания задолженности сомнительной, безнадежной, невостребованной.
• Порядок признания задолженности сомнительной или безнадежной. Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445). Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0104436).
• Прочие документы управления задолженностью (0510437, 0510446, 0510446). Списание невостребованной кредиторской задолженности.

 

• Инвентаризация с применением ЭДО.

• Изменения требований Минфин к проведению инвентаризации и обновление СГС «Учетная политика».
• Периодичность проведения инвентаризации и установление сокращенной периодичности (1 раз в три года) для отдельных категорий активов.
• Новый перечень случаев обязательного проведения инвентаризации. Влияние новых требований на списание НФА при поломке.
• Обновленные требования к составу инвентаризационной комиссии. Обязательный характер включения бухгалтера в состав комиссии.
• Новые (обновленные) документы по инвентаризации. Положение об инвентаризации. Положение об инвентаризационной комиссии. Возможность формирования рабочих комиссий.  Образцы документов и рекомендации эксперта.
• Разграничение полномочий инвентаризационной комиссии и комиссии поступления и выбытия НФА для различных событий ФХД.
• ЭДО в процедурах инвентаризации.
• Порядок применения Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439). Необязательный характер использования Приказа о проведении инвентаризации в случае применения Решения по ф. 0510439. Особенности формирования ф. 0510439. Порядок и случаи изменения и аннулирования Решения о проведении инвентаризации. Возможность и порядок привлечения бухгалтера ЦБ к инвентаризации.
• Инвентаризационные описи с 2025 года. Порядок применения форм описей 510464, 510465, 510466, 510467, 510468.

 

• Прочие документы и регистры ЭДО.

• Регистры учета основных средств. Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0509215). Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216). Порядок детализации информации в инвентарной карточке.
• Командирование сотрудников. Порядок направления сотрудника в командировку. Решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512), Изменение Решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513) и иные документы командирования.
• Расчеты с сотрудниками. Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через ­подотчетное лицо (ф. 0510521). Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Решение о компенсации расходов для лиц, работающих в районах Крайнего Севера (ф. 0504517).

 

• Учетная политика организации госсектора с учетом перехода на электронный документооборот.

• Актуальные требования к учетной политике учреждения в 2025 году.
• Требования к составу и содержанию учетной политики. Включение локальных документов в УП учреждения.
• Порядок внесения изменений в УП учреждения. Рекомендации по актуализации учетной политики с учетом требований ЭДО.
• Регламентированный порядок документооборота и требования внутреннего контроля событий хозяйственной деятельности.
• Понятие и прикладное применение требований к полноте и достоверности информации в бухгалтерском учете. Минимизация рисков при исполнении новых требований к поступлению и выбытию. Типовые нарушения в учете из-за неактуальности УП учреждения в 2025 году.
• Обновление графика документооборота. Актуальные требования к структуре и содержанию ГДО. Контроль при регистрации документов. Образцы ГДО. Рекомендации по способам использования ГДО для упрощения процедур приемки, списания НФА.
• Обновление документов по инвентаризации НФА. Образцы документов и рекомендации эксперта.
• Обновление учетной политики с учетом перехода на электронный документооборот.
• Формирование в учетной политике правил учета нефинансовых активов с учетом требований СГС и обновленных правил электронной приемки. Порядок отражения отложенных обязательств и капитальных вложений.
• Полномочия и обязанности Комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов: оценка справедливой стоимости активов, порядок обособления капитальных вложений, сроков полезного использования. Порядок поступления и выбытия ОС.

• Электронный документооборот при централизации учета.

Функции и ответственность централизованной бухгалтерии.

• Порядок передачи учреждением полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учёта централизованной бухгалтерии. Распределение ответственности за результаты деятельности между учреждением и централизованной бухгалтерией.
• Организация процесса внутреннего контроля и внутреннего аудита в централизованной бухгалтерии. Разграничение зон контроля между централизованной бухгалтерией, обслуживаемыми учреждениями и ГРБС (учредителем).
• Прикладные вопросы организации электронного документооборота в централизованной бухгалтерии в соответствии с закрепленными полномочиями и распределением зон контроля в связке учредитель-ЦРБ-учреждение. Сложные вопросы типовых хозяйственных операций (поступление и выбытие нефинансовых активов, управление кредиторской и дебиторской задолженностью, инвентаризация и т.д.).

 Электронный документооборот в деятельности централизованной бухгалтерии.

• Возможности цифровизации документооборота в централизованной бухгалтерии. Определение механизмов взаимодействия ЦРБ и учреждения.
• Электронный документооборот между ЦРБ и учреждением. Разграничение полномочий и ответственности лиц, участвующих в ЭДО.
• Схемы взаимодействия ЦРБ с обслуживаемым учреждением при использовании ЭДО. Формирование маршрутов движения электронных документов. Обработка ошибок и нарушений в первичных документах. Сложные вопросы внедрения и применения ЭДО.