Вопрос: О хранении подлинников первичных учетных документов, по которым представлены скан-копии документов, и документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом в командировке.
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 17 мая 2023 г. N 02-06-10/44960
Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации рассмотрел письмо от 05.04.2023 и сообщает.
В соответствии с приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 52н), если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов, в том числе при осуществлении централизуемых полномочий, предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии. Передача скан-копии первичного учетного документа осуществляется при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.
Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.
Порядок передачи первичных учетных документов между обособленными (структурными) подразделениями устанавливается субъектом учета в рамках своей учетной политики (в графике документооборота).
КонсультантПлюс: примечание. В тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду пункт 3 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, а не пункт 2. |
При этом положениями пункта 2 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н, установлено, что к бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление.
Хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности организуется руководителем субъекта учета.
В соответствии с установленной в рамках документооборота периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета (Журналов операций) на бумажном носителе (операционного дня, месяца, квартала) по первичным (сводным) электронным документам (включая скан-копии первичных учетных документов), принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (Журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов), подшиваемый в отдельную папку (дело).
Учитывая изложенное, хранение подлинников первичных учетных документов, по которым в целях ведения бухгалтерского учета представлены скан-копии документов, целесообразно, по мнению Департамента, осуществлять уполномоченным лицом, ответственным за формирование указанных документов (совершаемым соответствующие факты хозяйственной жизни), или лицом, уполномоченным на формирование заверенных скан-копий соответствующих первичных документов.
По вопросу хранения первичных учетных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица, произведенные в служебной командировке, сообщаем следующее.
Направление работника (подотчетного лица) в служебную командировку осуществляет учреждение, в котором числится в соответствии с приказом руководителя работник (подотчетное лицо).
Подотчетное лицо по факту возвращения из служебной командировки в целях подтверждения расходов, произведенных в служебной командировке, формирует и представляет работодателю Отчет (ф. 0504520) с приложением документов-оснований о произведенных расходах, на основании которых работодателем подтверждаются принятые денежные обязательства.
Кроме того, в соответствии с порядком оформления Отчета (ф. 0504520), установленным в Приказе N 52н, формируется Уведомление о поступлении в учреждение, в котором работает работник (подотчетное лицо), к проверке представленных подотчетным лицом документов. Ответственное лицо учреждения, ответственное за принятие документов-оснований и проверку на их соответствие прикрепленным скан-копиям, созданным в электронном формате, проверяет их и в случае соответствия прикрепленным к Отчету (ф. 0504520) скан-копиям принимает документы-основания и подписывает указанное Уведомление.
Учитывая изложенное, документы-основания, подтверждающие расходы, произведенные подотчетным лицом в командировке, в соответствии с которыми приняты работодателем денежные обязательства, хранятся у работодателя.
Заместитель директора Департамента
бюджетной методологии
и финансовой отчетности
в государственном секторе
С.В.СИВЕЦ
17.05.2023