Вопрос: О применении первичных документов при отражении расходов, понесенных подотчетным лицом организации бюджетной сферы, и учете в целях налога на прибыль расходов на приобретение авиабилета.
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 23 сентября 2022 г. N 03-03-07/94615
В Министерстве финансов Российской Федерации рассмотрено в пределах компетенции обращение и по результатам рассмотрения сообщается следующее.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты.
В соответствии с пунктом 3 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н, к бухгалтерскому учету принимаются надлежаще оформленные первичные учетные документы, в том числе в целях подтверждения произведенных расходов.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота.
Унифицированные формы Отчета о расчетах подотчетного лица (ф. 0504520) (далее - Отчет (ф. 0504520)) и Авансового отчета (ф. 0504505), применяемые организациями бюджетной сферы, утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н.
Отчет (ф. 0504520) формируется в виде электронного документа и применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании соответствующих электронных документов, в соответствии с которыми принято решение о выдаче денежных средств подотчетному лицу (аванса) для целей, отраженных в указанных документах. К Отчету подотчетным лицом прикрепляются скан-копии документов, созданные в электронном формате, подтверждающих произведенные работником (подотчетным лицом) расходы.
Авансовый отчет (ф. 0504505) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами при условии оформления на бумажном носителе. К Авансовому отчету (ф. 0504505) прилагаются документы, подтверждающие произведенные работником (подотчетным лицом) расходы, с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи.
Таким образом, если документы, подтверждающие возмещаемые расходы, соответствуют требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, обязательства по возмещению таких расходов принимаются к учету на основании сформированного работником отчета.
При этом по вопросу признания указанных расходов в целях налогообложения прибыли организаций сообщается, что согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, а также расходы, связанные с деятельностью, направленной на получение дохода.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Обращаем внимание, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.
Учитывая изложенное, организация в целях возможности учета расходов по приобретению авиабилета при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций должна подтвердить потребление услуги воздушной перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт перевозки работника.
Заместитель директора Департамента
В.А.ПРОКАЕВ
23.09.2022